
Cómo impulsa un plan de comunicación el éxito de tus proyectos
¿Qué es un plan de comunicación? El plan de comunicación es el documento que establece cómo se va a gestionar y a compartir la información durante el desarrollo de un proyecto. Su objetivo principal es garantizar que todos los grupos de interés implicados en ese proyecto estén alineados y bien informados, para facilitar su éxito. Contar con un plan de comunicación eficaz mejora la colaboración y la transparencia, dentro y fuera de la organización. Además, ayuda a prevenir malentendidos y a agilizar la gestión de crisis en situaciones difíciles. Un buen plan de comunicación establece la hoja de ruta para gestionar la información de manera adecuada y eficaz. Su diseño y ejecución son cruciales para el desarrollo de los proyectos y para el logro de sus objetivosp Tipos de planes de comunicación Si la comunicación es una herramienta esencial a lo largo y ancho de la empresa, y más allá de la misma al involucrar a colaboradores y públicos externos, es igualmente importante decidir qué enfoque adoptar al planificar esa comunicación. Un enfoque que varía según las necesidades específicas de cada ámbito en el que la información va a tener que fluir, distinguiendo así entre comunicación interna, comunicación externa y comunicación de crisis. 1. Comunicación interna La comunicación interna es la base sobre la que se construye una organización cohesionada y eficiente. Hace posible que todos los miembros del equipo trabajen alineados con los objetivos, las fases y los desafíos de cada proyecto. Para establecer una comunicación efectiva dentro de la organización, se pueden utilizar diversas herramientas tecnológicas creadas para facilitar el intercambio de información. Algunas de las más comunes son: Intranet corporativa: un espacio online exclusivo para los miembros de la organización, en el que acceder a documentos, conocimiento y actualizaciones. Correos electrónicos para comunicados formales, distribución de enlaces a contenido útil, y notificaciones relevantes. Aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, que permiten interacciones rápidas entre todo el equipo impulsando el trabajo colaborativo. Plataformas de gestión de proyectos en la que integrar, de forma muy visible y ordenada, la comunicación con la planificación y el seguimiento de tareas. La utilización de cada herramienta atenderá a diversos factores, como son la frecuencia de la comunicación, la urgencia del contenido que debe difundirse o la dinámica de trabajo que se haya establecido para el proyecto. También son canales de comunicación interna las reuniones presenciales para resolver dudas o debatir la evolución del proyecto, o la publicación de boletines internos resumiendo novedades, logros y cambios en la organización. 2. Comunicación externa La comunicación externa se centra en la relación de la empresa con su entorno. Para que esa relación conduzca al éxito de la organización, es crucial mantener una buena imagen pública y gestionar la percepción que los diferentes públicos de interés tienen de la empresa y de los proyectos que lleva a cabo. Las relaciones públicas son una disciplina de alto impacto para comunicar mensajes clave a los medios de comunicación y a la comunidad. Su utilización incluye: Notas de prensa que informen sobre novedades, lanzamientos o eventos. Conferencias y ruedas de prensa para interactuar directamente con los periodistas. Colaboraciones con influencers que amplifiquen el alcance de los mensajes. Por otro lado, las redes sociales son herramientas poderosas para establecer un diálogo directo con los consumidores. La conversación social permite: Responder rápidamente a inquietudes y comentarios de los consumidores. Distribuir contenido informativo, de entretenimiento y promocional. Crear y mantener una comunidad que aporta valor a la marca mediante la interacción constante. 3. Comunicación de crisis La gestión de la comunicación en situaciones de crisis es fundamental para proteger la imagen de la organización y minimizar el impacto negativo. Un enfoque previamente bien planificado puede marcar la diferencia entre mantener la reputación, o que esta quede dañada a largo plazo. La estrategia de comunicación de crisis debe incluir: Identificación de los riesgos potenciales que pueden afectar a la reputación de la organización. Asignación de un equipo de respuesta ante situaciones de crisis que esté capacitado para gestionar la comunicación. Desarrollo de mensajes claros, pertinentes y coherentes que se comunicarán a los distintos públicos. Los protocolos deben estar bien definidos para garantizar una respuesta ágil, y de ahí la importancia de una buena planificación proactiva. Estos protocolos pueden incluir: Un canal o fuente fiable de comunicación designado para la crisis, como un portavoz único. Mensajes predefinidos que puedan adaptarse según la situación. Plan de evaluación posterior a la crisis para analizar la efectividad de la gestión realizada. Elementos clave de un plan de comunicación La creación de un plan de comunicación implica la consideración de varios elementos que garantizarán su correcta implementación y el logro de los objetivos establecidos. 1. Definición de objetivos SMART Establecer objetivos claros es el primer paso fundamental en la formulación de un plan de comunicación. Estos deben ser SMART, un acrónimo que significa: Específicos: los objetivos deben ser claros y concretos evitando ambigüedades. Medibles: poder evaluar su consecución mediante métricas definidas. Alcanzables: deben ser realistas, considerando los recursos disponibles. Relevantes: que estén alineados con la misión y la visión de la organización. Temporales: se debe establecer un marco temporal para alcanzar estos objetivos. 2. Identificación del público objetivo Una comunicación empieza a ser útil cuando se dirige a los receptores adecuados. Por ello, es esencial identificar quién es el público objetivo considerando para ello diversas características demográficas y psicológicas, como: Edad, género, ubicación geográfica. Intereses y comportamientos. Relación previa con la organización. Conocer al público objetivo nos permitirá personalizar los mensajes y seleccionar los canales más efectivos para llegar a cada grupo específico. 3. Selección de canales de comunicación La elección de los canales de comunicación es fundamental para llevar nuestros mensajes a las personas adecuadas, en el momento y lugar que interesan. Qué canales utilizaremos dependerá del perfil del público al que nos dirigimos, del tipo y formato de los mensajes, y de la evaluación de la efectividad y el uso de cada canal. Esto implica: Analizar estadísticas de uso y preferencias de los diferentes canales.